为加强和规范基本建设项目合同管理行为，提高基建管理水平，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中国石油大学（华东）合同管理办法（修订）》（中石大东发 [2022]30号）等法律法规及规定，结合本单位实际情况，制定以下实施细则。

第一条 合同管理的范围和职责

（一）本细则所称合同均为基本建设项目合同，指基建处经学校授权在工程建设中与法人或其他组织、自然人等设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。根据学校相关规定，基建处负责实施的新建、改建、扩建工程有关合同如下：

1.勘察设计、施工、监理合同；

2.技术服务、咨询服务合同；

3.材料、设备采购合同；

4.其他相关合同。

（二）基建处对合同实行统一管理，严格履行管理程序，责任到人。合同管理人员由合同负责人、合同管理人、合同发起人、合同履行人、档案管理员组成，工作职责如下：

1.合同负责人为基建处处长，对基建处所承办合同负总责。

2.合同管理人为分管副处长，对合同管理工作负主要责任，对合同内容的真实性、合法性进行审核，对合同的签订、实施进行全过程监管，组织合同谈判，负责合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等法律服务协调工作。

3.合同发起人负责合同商签事宜，负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查，办理合同审查、会签、签订、用印、合同发放及合同资料移交等具体工作。

4.合同履行人负责合同履行，解决处理有关问题，及时向合同管理人汇报合同履行情况。

5.档案管理员负责合同及相关文件的存档，并按规定向学校档案馆移交相关资料；负责统计本部门合同管理情况，按照要求编制合同台账报表，总结本部门年度合同签订情况。

（三）各科室根据工作职责分别负责各类合同管理工作，包括起草、谈判、审查、会签、签订、用印及合同履行、验收等工作，具体分工如下：

1.工程科负责工程测量、工程检测、沉降监测、消防检测、防雷检测等合同管理；

2.预算科负责施工、监理、咨询服务等合同管理；负责拟定标准合同文本，并报学校法治办公室审核备案。

3.材料科负责材料、设备采购等合同管理；

4.技术科负责勘察设计、日照分析、环评等合同管理；

5.综合科负责土地划拨与租赁、拆迁、规划服务、施工图审查、白蚁防治、项目前期报建有关服务等合同管理；

6.其他上述未列及的合同由处务会决定负责合同管理的具体科室。

合同管理是一项涉及多科室、多专业、多人员的复杂活动，各科室要明确分工协作，相互配合，共同做好合同管理工作。

第二条 合同分类

根据承办合同的额度、重要性及风险程度，将合同分为一般合同、重大合同两类。

（一）重大合同

1.涉及“三重一大”等对学校利益有重要影响，法律关系复杂的工程合同。

2.金额600万元及以上的工程合同。

（二）一般合同

指重大合同以外的工程合同。

第三条 合同订立

合同订立以国家、省市法律法规为依据，遵守平等、自愿、公平、诚实信用原则，严格执行学校相关管理规定及招投标文件约定，做到合法合规、严谨严密、防范风险、权责对等。

（一）合同签订前，须落实资金来源。没有资金来源，不得订立合同。

（二）合同签订前，合同发起人应严格审核对方主体资格、资信状况以及合同事项的真实性、可行性。对合同对方的资质证照、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。

（三）金额5万元及以上的或金额5万元以下但须书面约定双方权责关系的建设工程事项，原则上应签订合同或协议。

（四）合同订立一律采用书面形式，原则上优先选用标准合同文本。

（五）合同谈判由合同管理人组织，根据具体情况邀请相关人员参加，我方谈判人员不得少于两人。重大合同应组建谈判小组进行谈判，一般应由技术、经济等专业人员参加，权责关系复杂的合同可邀请纪委办公室、监察处、审计处、财务处、法治办公室及与合同相关部门人员参加。

（六）合同发起人根据谈判内容拟定合同文本，合同文本应明确以下内容：

1.合同标的；

2.合同适用的法律、法规；

3.合同双方的权利和义务；

4.合同价款、酬金及支付方式（税率、币种、结算方式、优惠率等）；

5.合同履行的期限、地点和方式；

6.合同验收标准、验收方式；

7.违约责任及解决争议的方法；

8.合同履约、缺陷责任担保条款；

9.合同双方单位地址、法定代表人、委托代理人、财务信息、发起人（经办人）及联系方式；

10.合同生效日期。

施工合同还应对工程名称、地点、范围、内容、开竣工时间、工程安全、质量、进度、投资、检验验收方法、保修、合同价款调整、材料设备供应方式与质量标准、设计变更、工程签证、竣工条件、结算方式、奖惩措施等问题作出明确约定。

（七）合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报等相关文件材料均为合同资料的组成部分。

（八）原则上应选择我方驻地为合同履行地。

第四条 合同审查、签署

（一）合同发起人根据采购文件和响应文件起草合同文本，必要时由合同管理人组织合同谈判，将合同条款完善后形成初稿。合同发起人通过学校办公自动化系统（以下简称 OA系统）合同管理模块填写《合同审批表》并上传合同初稿，由合同管理人和合同负责人审核。重大合同须经法治办公室进行合法性审查，并由分管校领导审批。合同审批流程完成后，按照约定份数制作纸质版合同，经双方签章后生效。合同制作完成，由合同发起人向相应单位和部门发放，连同采购文件、响应文件等资料一并交档案管理员存档（详见合同管理流程）。

（二）我方纸质合同不少于捌份。通过学校采购与招标办公室采购的项目合同，应及时报采购与招标办公室备案。

第五条 合同履行

基本建设项目合同由基建处代表学校履行，合同履行管理工作由合同负责人负总责，合同管理人具体负责，合同履行人负责合同履行具体事项，配合合同管理人、合同负责人做好合同管理工作。

（一）合同生效前，不得实际履行合同。合同生效后，应全面、及时、实际履行合同，同时督促、检查对方履行合同。

（二）合同履行人监督合同履行，随时了解分析合同履行情况，定期向分管领导汇报。

（三）合同履行人应妥善处理合同履行过程中出现的问题，遇履约困难或违约等情况应及时向合同管理人、合同负责人汇报，及时评估履约风险并上报学校合同管理部门。如对方出现不能履行合同的情况，应依法采取措施追究对方违约责任，及时以书面函件形式通知对方，督促双方采取措施防止损失扩大。除法律另有明文规定或合同相关约定外，不得擅自改变或转让合同权利义务。

（四）合同实施内容履行完毕，应及时验收，并尽快协调各单位完成交接、结算等手续。

（五）适时对有必要进行绩效评价的合同项目进行效果评价，根据评价结果追责或奖惩，并在适当范围内公示。

（六）合同履行过程中应妥善保管双方往来的各类文书、函件、凭据等相关资料。

第六条 合同续签、变更与解除

（一）合同履行过程中，需追加与合同标的相同的货物、服务的应签订补充合同，补充合同金额不得超过原合同金额的10%。

签订补充合同应提供原合同及附件、条款变化说明等资料，供合同审查参考。学校集中采购项目的补充合同应报采购与招标办公室备案。

（二）变更或解除合同，应当符合法定或约定的条款。确因特殊情况或不可抗力需要变更或解除合同的，由合同履行人与合同对方接洽并落实具体情况，经处务会集体研究后，报学校相关部门审批。

合同变更或解除，应与合同对方进行充分协商，达成一致后签署书面文件资料存档。

第七条 合同纠纷处理

（一）出现合同纠纷应及时汇报学校，并成立专题小组或指派专人认真应对处理，同时与学校法治办公室商讨确定法律解决方案。重大合同出现纠纷应由法治办公室参与或委托法律顾问进行仲裁或诉讼等活动。

（二）合同纠纷处理或执行完毕，应将有关资料汇总交档案管理员存档。

第八条 合同档案管理

（一）合同档案包括：

1.合同文本及附件；

2.合同审批表、会签单、专家论证书等；

3.合同对方单位及代理人资信证明材料（营业执照、资质证书、法定代表人身份证复印件、授权委托书、授权委托人身份证复印件等）；

4.合同项目的备案申请表、可行性报告、项目计划文件等批复文件；

5.合同项目采购文件及附件、响应文件、成交通知书（采购评审表）、免（续）招标审批文件等文件；

6.合同履行的函件、电文等资料；

7.合同验收资料；

8.合同变更、解除书面协议、补充协议及相关资料；

9.合同纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等文件。

（二）档案管理员应建立合同管理台账，对合同文本进行编号和登记，登记内容应包括合同名称、合同编号、对方单位名称、合同金额，采购方式、项目预算、采购日期、签约日期、履行日期、合同发起人、合同履行人等信息。合同及时扫描，形成电子文件（PDF文件）存档以便查阅利用。

（三）工程完工后，档案管理员将合同汇总到工程档案中，按期向学校档案馆移交工程档案，办理移交手续。

（四）合同相关人员应做好合同保密工作，不得泄露工作秘密和商业秘密。

第九条 违规处理

合同管理须严格遵守国家法律法规和学校的有关规章制度，相关人员违反法律法规、因失职造成失误，或未严格执行合同，给学校造成损失的，依照《中国石油大学（华东）合同管理办法（修订）》（中石大东发〔2022〕30号）相关规定对责任人给予处罚。

第十条 其他

合同管理人员应加强业务学习，积极参加合同管理工作交流、培训与学习，提高合同管理水平。

本细则自2023年10月1日起施行，由基建处负责解释。